Microsoft toi tammikuussa 2024 kaikkien yritysten saataville Copilot for Microsoft 365 -palvelun, jonka ominaisuuksia esittelimme tarkemmin aikaisemmassa blogissamme. Yritysmaailmassa on odotettu innolla, mitä mullistavia mahdollisuuksia Copilot for Microsoft 365 tuo tietotyöläisten arkeen, mutta todellisuudessa useat ominaisuudet ovat vielä tuloillaan ja tavat hyödyntää Copilotia kehittyvät sen myötä ja myös käyttäjien kokemuksen karttuessa. Kirjoitushetkellä suomen kieli ei ole vielä tuettu, mutta tämä on tulossa nyt maalis-huhtikuun aikana.
Tässä blogissa teknologiajohtajamme Vesa Takkinen esittelee lyhyesti keskeisiä tekijöitä, jotka kannattaa huomioida ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa ja sen jälkeenkin. Ylipäätään ne toimivat hyvinä ohjenuorina tekoälytyökalujen hyödyntämisessä.
Copilot for Microsoft 365 ja tietoturva
Tietoturvan varmistaminen on keskeinen osa teko- tai tukiälyratkaisujen, kuten Copilotin käyttöönottoa. On tärkeää huolehtia, että käyttäjien pääsyoikeudet ovat asianmukaisesti hallittu ja rajattu. Näin vältytään esimerkiksi tilanteilta, joissa tekoäly tarjoaa käyttäjälle arkaluonteista tietoa, johon hänellä ei pitäisi olla pääsyä. Ylipäänsä huolellinen perehtyminen Copilotin käyttöehtoihin ja tietoturvakäytänteisiin kannattaa.
Määritä tavoitteet Copilotin käyttöönottoon liittyen
Tekoälyhypessä syntyy helposti mielikuva, että AI ratkaisee kaikki yrityksenne haasteet ja ongelmat. Tämä ei kuitenkin pidä paikkaansa ja on tärkeää määritellä realistiset tavoitteet sille, mikä on oman liiketoiminnan kannalta olennaista, ja ylipäätään mahdollista sen hetkisten toiminnallisuuksien puitteissa. M365 Copilotin ominaisuudet kehittyvät jatkuvasti, joten kannattaa aloittaa Copilotin käyttö pala kerrallaan ja asettaa myös tavoitteet sen mukaisesti.
Tiedon laatu määrittää lopputuloksen
Tekoälyratkaisujen käytössä datan laatu on kaiken perusta, koska laadukas data mahdollistaa laadukkaat tulokset. Pyydätkö Copilotilta apua esimerkiksi yritysdatan analysoimiseen? Varmista ensin, että tarjoat Copilotille pääsyn oikeaan ja tarvittavaan yritysdataan. Koska AI-työkalut perustuvat koneoppimiseen ja tietoon, Copilotille pitää tarjota pääsy laadukkaaseen ja ajan tasalla olevaan dataan saadaksenne siltä mahdollisimman tarkkoja ja virheettömiä vastauksia.
Data tiedostopalvelimilta Sharepointiin
Monilla yrityksilla suurin osa tiedostoista sijaitsee edelleen omilla tiedostopalvelimilla Sharepointin sijaan. Teoriassa Copilot for Microsoft 365 voidaan yhdistää yrityksen tiedostopalvelimilla olevaan dataan, mutta ongelmia voi tulla etenkin käyttöoikeuksien kanssa. Jotta yrityksenne saa täyden hyödyn olemassa olevasta tiedosta, nyt on hyvä aika alkaa suunnittelemaan tiedostojen siirtoja tiedostopalvelimilta Sharepointiin.
Integraatiot muihin datalähteisiin
Yrityksien data sijaitsee lukuisissa eri sovelluksissa eikä vain esimerkiksi Sharepointissa, jonne Copilotilla on automaattisesti pääsy. Kun Copilot on jalkautettu organisaatiossanne, ala miettimään mistä muista lähteistä yrityksenne olisi hyvä saada dataa Copilotille saadaksenne siitä vieläkin enemmän hyötyä irti.
Copilot on mahdollista yhdistää eri datalähteisiin valmiiksi luotujen pluginien ja connectoreiden avulla ja näitä voi myös rakentaa itse tarpeiden mukaisesti. Lisäksi Copilot Studion avulla voidaan rakentaa omia kustomoituja Copiloteja työntekijöiden ja myös esimerkiksi asiakkaiden käyttöön.
Copilot for Micosoft 365 ei osaa lukea ajatuksia
Copilotin käyttö vaatii harjoittelua eikä se osaa lukea ajatuksiasi siitä mitä siltä haluat. Copilotin promptit eli kehoitteet tulisi olla luonnollisilla lauseilla kirjoitettu ja pyynnöt mahdollisimman tarkkoja. Copilotin kehoitteisiin pätee samat lainalaisuudet kuin esim. ChatGPT:n kehoitteisiin ja nämä vaativat harjoittelua saadaksesi parhaan lopputuloksen.
Työntekijöiden koulutus
Tekoälyratkaisujen käyttöönotto on iso muutos yritysten kulttuuriin ja aikaisempiin toimintatapoihin. On käänteentekevää, että oma työlaite tarjoaa yhtäkkiä apua ja sparrausta, kuin se olisi huippuälykäs ja -tehokas kollega. Näin ollen tekoälyn käyttöönottoon valmistautuminen ja asianmukaisen koulutuksen tarjoaminen on tärkeää. Työntekijöille kannattaa tarjota esimerkkejä hyödyllisistä käyttökohteista arjen työssä ja apua tiedon oikeaoppiseen hakemiseen promptien eli kehotteiden avulla.
Kumppanin avulla alkuun Microsoft 365 Copilotin kanssa
Copilotin käytön aloituksessa kannattaa hyödyntää luotettavan kumppanin asiantuntemusta. IT-palveluntarjoajien kokemus Copilotin käyttöönotoista ja erilaisista käyttötapauksista alkaa hiljalleen karttua, ja oppeja parhaista käytänteistä kannattaa käyttää hyväksi. Meillä Copilot toimii sisäisenä työkaluna ja olemme jo auttaneet useita asiakkaitamme alkuun Copilotin käytössä.
Yhteenveto
Tekoälyratkaisujen vaikutus tietotyöhön ja työn tuottavuuteen on kiistaton. Tekoälyn rantautuminen osaksi yritysten toimintatapoja on iso muutos, joten valmistaudu käyttöönottoon ja muutokseen alla olevin toimenpitein:
Ota kumppani avuksi käyttöönoton suunnittelussa ja jalkautuksessa
Varmista, että tietoturva- ja käyttöoikeusasiat ovat kunnossa
Määrittele realistiset ja saavutettavat tavoitteet
Varmista, että Copilotilla on pääsy laadukkaaseen ja ajantasaiseen tietoon
Rakenna tarvittavat integraatiot eri tietolähteisiin saumattoman käytön mahdollistamiseksi
Tarjoa käyttäjille asianmukaista koulutusta
Huomioi myös, että hype Copilot for Microsoft 365:n ympärillä on ollut erittäin suurta, mutta suosittelemme suhtautumaan sen käyttöönottoon maltilla, sillä useat ominaisuudet ovat vielä tuloillaan ja Copilot kehittyy jatkuvasti.