Oletko valmis? Microsoft 365 Copilot tulee ja muuttaa todennäköisesti sinunkin työpäiväsi
Tekoälyn hyödyntämisestä on tullut osa organisaatioiden ja yksilöiden arkea. Suurin harppauksin kehittyvällä ja muuttuvalla tekoälyn kentällä varmaa on ainakin se, että olemme vasta alkutekijöissä siinä, millaisia mahdollisuuksia tekoäly tuo tullessaan eri yhteiskunnan aloille ja työelämään. Tekoälyn hyödyntämisessä tietotyössä Microsoft on jo askeleita edellä ja esitteli maaliskuussa 2023 Microsoft 365 Copilot -työkalun, joka tuo tekoälyn mahdollisuudet Microsoftin tarjoomaan. Copilot ei ole vielä yleisesti saatavilla, eikä Microsoft ole ilmoittanut tarkkaa ajankohtaa sen lanseeraamiselle. Siitä huolimatta Copilot on aiheuttanut jo kovaa kuhinaa yrityskentällä, ja spekulaatioita siitä, miten se tulee mullistamaan modernin tietotyön tapoja.
Katso Microsoftin Copilot-esittelyvideo alta.
Mikä on Microsoft 365 Copilot?
Microsoft kuvaa tiedotteessaan, että Copilot on tekoälyyn perustuva työkalu, joka muun muassa parantaa työpäivän aikaista tehokkuutta, lisää työntekijöiden luovuutta ja auttaa viemään omia taitoja uudelle tasolle. Siinä missä ChatGPT tuottaa tietoa chatbot-keskusteluiden kautta, Microsoft Copilot vastaa työntekijän pyyntöihin ja jalostaa erilaista yritysdataa hyödynnettävään, valmiiksi paketoituun muotoon. Samalla se tehostaa useita työn tekemiseen liittyviä toimintoja.
Monelle tietotyötä tekevälle Copilotin kiinnostavimmat ominaisuudet liittyvät todennäköisesti M365 -työkaluihin - Microsoft Wordiin, PowerPointiin, Exceliin, Teamsiin ja Outlookiin. Vai miltä kuulostaa, että Copilotin avulla on mahdollista luoda muutamassa minuutissa valmiita ja visuaalisia PowerPoint -esityksiä, kuten tarjouksia tai myyntipresentaatioita, muistioita Teams-palaverien aikana käydyistä keskusteluista, analytiikkaa Excel-taulukoista, tai siivottuja sähköpostikansioita?
”Microsoft 365 Copilot auttaa tehostamaan tietotyöläisten päivittäisiä tehtäviä, ja etenkin niiden henkilöiden, jotka käyttävät paljon Microsoft (Office) 365 -sovelluksia työssään. Datan käsittely ja analysointi Excelissä nopeutuu eikä käyttäjän välttämättä tarvitse osata eikä ymmärtää Excelin kaikkia hienouksia ja funktioita. Powerpoint-esityksiin voidaan kerätä sisältöä eri lähteistä ja antaa Copilotin muodostaa näistä esitys. Myös esimerkiksi Word-dokumenttien luomiseen voidaan hyödyntää Copilotia, summaa Bitmoren Microsoft 365 asiantuntija Mikko Riissanen.
Tärkeää on myös huomioida, että liiketoiminnan näkökulmasta Copilotin mahdollisuudet eivät rajoitu pelkästään M365-tuotteisiin, vaan se integroituu myös muun muassa Microsoft Power Platformin pilvipohjaisiin liiketoiminnan työkaluihin, tuoden näin olleen uusia ratkaisuja esimerkiksi analytiikkaan ja raportointiin.
”Microsoft on tuomassa Copilotin myös lukuisiin muihin sovelluksiin, josta yhtenä hyvänä esimerkkinä on Power BI. Copilotin avulla voidaan esimerkiksi luoda erilaisia näkymiä ja raportteja erittäin nopeasti, kunhan tietää mitä niihin haluaa.”, Riissanen kertoo.
Miten Microsoft 365 Copilot käytännössä toimii?
Microsoft 365 Copilotin toimintalogiikka perustuu siihen, että se hyödyntää GTP-4:n suuria kielimalleja (Large Language Models), Microsoft Graphia, sekä M365-sovelluksia, ja niistä saatavaa tietoa. Kielimallin avulla sovelluksille voi esittää erilaisia pyyntöjä, kuten ”Luo myyntipresentaatio tämän Word-tiedoston perusteella”. Copilotilla on reaaliaikainen pääsy yritysdataan, sekä työntekijän omiin tiedostoihin, sähköposteihin, kalenteriin, kokouksiin ja yhteystietoihin, ja se toimii tätä tietoa hyödyntäen. Microsoftin mukaan kolmen teknologian yhdistäminen mahdollistaa kontekstisidonnaiset, tarkat ja relevantit vastaukset työntekijöiden pyyntöihin. Mikko Riissanen kuitenkin muistuttaa, että on loppu viimein käyttäjän vastuulla pitää langat käsissään – kysyä tekoälyltä oikeat kysymykset ja varmistaa, että Copilot tekee asioita luotettavan tiedon perusteella.
”Copilot ei tee asioita täysin automaattisesti vaan käyttäjien täytyy ymmärtää perusteet ja tietää mitä Copilotilta haluaa. Tietysti käyttäjän vastuulle jää myös tarkistaa, että tekoälyn tuottama tieto on oikeaa. Jos olet käyttänyt esimerkiksi ChatGPT:tä, niin sille esitetyillä kysymyksillä on suuri merkitys lopputuloksen kannalta ja sama pätee myös Copilotiin.”
Microsoft 365 Copilot ja tietoturva?
Copilotin ja tekoälyn rantautuminen yrityskentälle tuo luonnollisesti mukanaan useita kysymyksiä, joista yksi olennainen liittyy tietoturvaan. Voiko laajasti yritysdataa ja työntekijän henkilökohtaista tietoa hyödyntävä tekoäly olla turvallinen? Microsoftin mukaan Copilotin tietoturvaan pätevät samat lainalaisuudet ja ratkaisut kuin muihinkin Microsoftin sovelluksiin, ja näin ollen mahdollisuus tiedon vuotamiseen on minimoitu. Copilot perii kaikki yrityksellä käytössä olevat tietoturvaominaisuudet, politiikat ja käyttöoikeudet. Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia johonkin tietoon, ei hän voi sitä myöskään Copilotin avulla saada näkyviin. Copilotia ei myöskään "opeteta" yritysten omistamalla tiedolla eikä käyttäjien tekemillä kysymyksillä, joten edes Microsoft ei näe yritysten tietoa.
Miten Copilot muuttaa työelämää?
Laajemmassa kontekstissa Copilot saa myös pohtimaan modernin työelämän murrosta ja sitä, mitä tekoälyn yleistyminen työpaikoilla tarkoittaa esimerkiksi yksittäisen työntekijän kannalta? Helpottaako Copilot arkea vai viekö se mennessään työn luovuuden tai tekeekö se työntekijän jo lähes tarpeettomaksi? Microsoftin mukaan Copilot on edullinen ratkaisu myös työntekijän kannalta, sillä se auttaa keskittymään siihen, mikä on oikeasti tärkeää ja saamaan enemmän irti olemassa olevista työkaluista. Monet hyödyntävät vain murto-osaa Microsoft 365-sovellusten ominaisuuksista, mutta Copilotin avulla nämäkin ominaisuudet tuodaan paremmin saataville pikakomentojen takaa.
Kuinka paljon Copilot tulee maksamaan?
Tälle hetkellä ei ole tietoa siitä, tuleeko Copilot maksullisena lisäosana Microsoft 365 -palvelupaketteihin vai sisältyykö se nykyisten pakettien hintaan. Yksi vaihtoehto saattaisi olla, että Copilotin saa käyttöön vain lisämaksusta ja käyttöönoton voisi tehdä käyttäjäkohtaisesti niille, ketkä eniten kyseistä ominaisuutta tarvitsevat.
Miten päästä alkuun Copilotin kanssa?
Ennen kuin Copilot saapuu markkinoille, me Bitmorella kehotamme aloittamaan pohdinnan siitä, miten yrityksenne voisi saada Copilotista ja eri tekoälyratkaisuista ylipäätään parhaimman hyödyn irti ja millä keinoin varmistetaan, että tekoäly antaa oikeat ja luotettavat vastaukset niihin kysymyksiin, mihin eniten kaipaamme vastauksia.
Suosittelemme kokeilemaan ja harjoittelemaan esimerkiksi ChatGPT:n käyttöä, jonka avulla saa kokemusta siitä, miten tekoälylle kannattaa esittää kysymyksiä saadakseen siltä parhaimmat vastaukset. Muistutuksena, että ChatGPT:hen tai muihin vastaaviin palveluihin ei tule koskaan syöttää luottamuksellista tietoa toisin kuin tulevaan turvalliseen Copilotiin.