Paras työpäiväkokemus – mitä se tarkoittaa käytännössä?

Edellisessä blogissa kysyimme, kuinka paljon kasvua yritys voi menettää, jos IT ei tue liiketoimintaa.

Vastaus löytyy usein hyvin konkreettisesti tavallisesta työpäivästä. Jos kirjautuminen tökkii, järjestelmät pätkivät, tieto on hajallaan tai apua joutuu odottamaan, työ hidastuu. Yksittäinen häiriö ei yleensä ole suuri ongelma, mutta päivän aikana toistuvat pienet viiveet kertyvät nopeasti.

Paras työpäiväkokemus näkyy arjen sujuvuutena

Bitmorella puhumme parhaasta työpäiväkokemuksesta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että teknologia tukee työntekoa mahdollisimman sujuvasti, turvallisesti ja huomaamattomasti. Työvälineet toimivat, tarvittava tieto löytyy helposti ja apua saa silloin, kun sitä tarvitaan.

Toimiva IT jää parhaimmillaan käyttäjälle lähes näkymättömäksi. Työpäivä käynnistyy ilman laite- tai kirjautumisongelmia, Teams-palaveriin pääsee ajallaan, tarvittavat tiedostot löytyvät oikeasta paikasta ja sovellukset toimivat ilman turhia katkoksia. Ja jos kuitenkin tarvitaan teknistä apua, niin sitä saa nopeasti.

Tärkein asia on, että työntekijän aikaa ei kulu tekniikan kanssa selviytymiseen, vaan varsinaiseen työhön.

Mistä paras työpäiväkokemus rakentuu?

Meidän näkökulmasta asiakkaidemme paras työpäiväkokemus rakentuu viidestä toisiaan tukevasta osa-alueesta:

1. Toimiva IT-arki luo perustan. Työvälineiden, yhteyksien, identiteettien, käyttöoikeuksien ja tietoturvan pitää toimia luotettavasti päivästä toiseen.

2. Keskitetty data auttaa löytämään tarvittavan tiedon nopeasti ja mahdollistaa paremman raportoinnin sekä tiedolla johtamisen.

3. Päivittäisen työn automaatio vähentää manuaalisia työvaiheita ja vapauttaa aikaa tehtäviin, joissa ihmiset tuottavat enemmän arvoa.

4. HR-prosessien automaatio helpottaa esimerkiksi työntekijöiden aloituksia, muutoksia ja päättämisiä sekä vähentää niihin liittyvää käsityötä ja virheitä.

5. Muutosjohtaminen varmistaa, että uudet työkalut ja toimintatavat myös otetaan osaksi päivittäistä tekemistä.

Näiden osa-alueiden yhteispeli tekee työstä sujuvampaa ja luo samalla hyvän perustan automaation, datan ja tekoälyn hyödyntämiselle.

Parhaan työpäiväkokemuksen rakennuspalikat

Työpäiväkokemusta pitää kehittää jatkuvasti

Yrityksen kasvaessa liiketoiminnan ja työntekijöiden tarpeet muuttuvat, uusia järjestelmiä otetaan käyttöön, tietoturvavaatimukset kehittyvät ja työskentelytavat muuttuvat. Siksi työpäiväkokemusta pitää tarkastella jatkuvasti.

Käytännössä kehittäminen voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että laitteiden kuntoa seurataan ennakoivasti, ohjelmistot pidetään ajan tasalla, käyttöoikeuksia hallitaan paremmin ja toistuvia työvaiheita automatisoidaan.

Samalla kannattaa tarkastella sitä, miten tieto liikkuu organisaatiossa ja missä käyttäjät menettävät aikaa turhaan. Jos sama tieto syötetään useaan paikkaan, hyväksyntöjä odotetaan sähköpostilla tai raportteja rakennetaan käsin, prosessissa on usein mahdollisuus automatisointiin.

Kun IT, datan ja prosessien perusta on kunnossa, myös tekoälyä voidaan hyödyntää hallitummin ja turvallisemmin.

Teknologian käyttöönotto ei kuitenkaan vielä takaa, että työ helpottuu. Uusien toimintatapojen pitää myös juurtua osaksi arkea. Tässä tarvitaan selkeää viestintää, koulutusta ja tukea.

Miten parempi työpäiväkokemus näkyy liiketoiminnassa?

IT-palvelun laatua mitataan usein kuinka nopeasti tukipyyntöihin reagoidaan ja kuinka nopeasti ongelmat ratkaistaan. Ne ovat tärkeitä mittareita, mutta kertovat vain siitä, miten ongelmiin reagoidaan. Liiketoiminnan ja työntekijän näkökulmasta olennaisempaa on, kuinka usein ongelmia syntyy ja kuinka paljon ne hidastavat työntekoa.

Työpäiväkokemuksen vaikutuksia kannattaa tarkastella käyttäjän lisäksi myös liiketoiminnan näkökulmasta. Kun keskeytyksiä on vähemmän, työaikaa vapautuu asiakkaiden palvelemiseen, asiantuntijatyöhön, myyntiin ja liiketoiminnan kehittämiseen. Kun tieto löytyy nopeasti, päätöksiä voidaan tehdä paremman tiedon perusteella. Kun rutiineja automatisoidaan, ihmiset voivat käyttää enemmän aikaa tehtäviin, joissa heidän osaamisestaan syntyy eniten hyötyä.

Työpäiväkokemusta arvioidessa voi kysyä esimerkiksi:

• Kuinka usein työnteko keskeytyy teknisten ongelmien vuoksi?

• Kuinka paljon työaikaa kuluu ongelmien selvittämiseen tai odottamiseen?

• Kuinka nopeasti käyttäjät löytävät tarvitsemansa tiedon?

• Kuinka helposti uuden työntekijän työ saadaan käyntiin?

• Missä työvaiheissa tehdään edelleen turhaa käsityötä?

• Saavatko käyttäjät tarvitsemansa avun riittävän nopeasti?

  
  

Näiden kysymysten kautta IT:n toimivuutta voidaan tarkastella lähempänä käyttäjän todellista työpäivää.

IT-kumppani mukana rakentamassa parempaa työpäivää

Paras työpäiväkokemus rakentuu lopulta monesta pienestä asiasta. Toimivista työvälineistä, helposti saatavasta tiedosta, sujuvista prosesseista, turvallisesta ympäristöstä ja siitä, että käyttäjät saavat tarvitsemansa tuen.

Tämän lisäksi työpäiväkokemuksen kehittäminen vaatii kokonaiskuvaa ympäristöstä ja siitä, miten ihmiset sitä käyttävät. Modernin IT-kumppanin tulisi tunnistaa osaltaan sellaisia kehityskohteita, joita käyttäjät eivät välttämättä itse osaa nostaa esiin. Käytännössä keskustelun pitäisi ulottua tukipyyntöjen ulkopuolelle:

• Missä työntekijöiden aikaa kuluu turhaan?

• Mitä työvaiheita voidaan automatisoida?

• Löytyykö tieto riittävän helposti?

• Onko ympäristö valmis hyödyntämään tekoälyä turvallisesti?

• Mitä seuraavaksi kannattaa kehittää?

  
  

IT:n ja IT-kumppanin tehtävä on tukea päivittäistä työtä tavalla, joka näkyy myös yrityksen tehokkuudessa, asiakaskokemuksessa ja kyvyssä kehittää toimintaansa.