Kuinka paljon kasvua yrityksenne menettää, jos IT ei toimi eikä kehity?

IT-palveluita kilpailutetaan edelleen usein hinnan perusteella. Vertailussa painottuvat kuukausimaksut, tuntihinnat ja palvelupaketit. Johdon näkökulmasta olennaisempaa olisi kuitenkin arvioida, kuinka hyvin IT tukee liiketoiminnan tavoitteita. Jos IT-ympäristö hidastaa työntekoa tai sen kehittäminen jää tekemättä, vaikutukset näkyvät ennen pitkää myös liiketoiminnassa.

Nykivät järjestelmät katkovat työntekoa ja hajallaan oleva tieto vaikeuttaa päätöksentekoa. Samalla automaation, tekoälyn ja datan hyödyntämisestä on tullut yhä tärkeämpi osa yritysten kehittämistä. IT toimivuus näkyykin tikettijonojen ja käyttökatkojen lisäksi siinä, kuinka sujuvasti yritys pystyy palvelemaan asiakkaitaan, tekemään päätöksiä ja kehittämään toimintaansa.

Huono IT maksaa, mutta kehittymätön IT maksaa vielä enemmän

Yksittäinen häiriö harvoin pysäyttää liiketoimintaa kokonaan. Suurempi kustannus syntyy pienistä viiveistä ja ongelmista, jotka toistuvat päivästä toiseen. Myynti odottaa pääsyä järjestelmiin, asiantuntijat selvittelevät teknisiä ongelmia, kokoukset alkavat myöhässä ja tietoa etsitään useista eri järjestelmistä. Nämä näkyvät tehottomana työaikana, hitaampana asiakaspalveluna, päätöksenteon viiveinä ja heikompana käyttäjäkokemuksena. Samalla menetetään mahdollisuuksia kehittää toimintaa.

Jos IT keskittyy pääasiassa nykytilan ylläpitämiseen, raportointi ei kehity, prosesseja ei automatisoida ja data jää helposti vajaakäytölle. Myös tekoälyhankkeet voivat jäädä suunnitteluasteelle, jos niiden vaatima tekninen ja tiedollinen perusta ei ole kunnossa. Tietoturvankin pitäisi kehittyä toimintaympäristön ja uhkien mukana.

Kasvu hidastuu vähitellen, jos toimintamalleja ei kehitetä, järjestelmät eivät tue liiketoiminnan tarpeita ja IT-vastuut hajaantuvat liian monelle toimijalle. Samaan aikaan kilpailijat kehittävät omaa toimintaansa.

Halpa IT onkin lopulta kallis ratkaisu

Edullinen IT-palvelu voi näyttää tarjousvertailussa houkuttelevalta, ja kun kuukausihinta on kilpailijoita alempi, valinta on usein helppo perustella.

Pelkkään ongelmien korjaamiseen perustuva palvelumalli voi kuitenkin tulla yritykselle kalliiksi, jos IT-ympäristöä ei samalla kehitetä. Vaikutukset voivat näkyä tehottomuutena, hitaampana kasvuna, menetettyinä asiakkuuksina tai pahimmillaan tietoturvaloukkauksina, joita olisi voitu ehkäistä ennakolta.

IT:n kokonaiskustannuksia kannattaakin tarkastella kuukausilaskua laajemmin. Kuinka paljon työaikaa kuluu teknisten ongelmien ratkaisemiseen? Kuinka nopeasti asiakkaita pystytään palvelemaan? Onko johdolla päätöksenteon tueksi riittävästi ajantasaista tietoa? Etenevätkö kehityshankkeet suunnitellusti?

Jos tekninen perusta ei ole kunnossa, myös automaation ja tekoälyn hyödyntäminen jää helposti puolitiehen. Näiden vaikutukset näkyvät lopulta kasvussa, kannattavuudessa ja kilpailukyvyssä.

Hyvä IT-kumppani vie yritystä eteenpäin

Hyvä IT-kumppani tunnistaa riskejä ennakolta, ehdottaa parannuksia ja auttaa hyödyntämään teknologiaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Laitteiden ja järjestelmien toimivuuden lisäksi pitäisi tarkastella jatkuvasti myös sitä, miten IT-ympäristöä voidaan kehittää:

• Voisiko jonkin työvaiheen automatisoida?

• Saadaanko tieto paremmin johdon käyttöön?

• Onko tietoturva oikealla tasolla?

• Voidaanko käyttäjien arkea helpottaa?

• Onko yrityksellä valmiudet hyödyntää tekoälyä turvallisesti ja tehokkaasti?

  
  

Modernin IT-kumppanin tehtäviin kuuluu päivittäisen tuen ja ylläpidon lisäksi ympäristön jatkuva kehittäminen. Tavoitteena on auttaa yritystä työskentelemään tehokkaammin, hyödyntämään tietoa paremmin ja rakentamaan edellytyksiä kasvulle.

Kilpailuta kumppani, älä pelkkää hintaa

Kun seuraavan kerran kilpailutat IT-palveluita, hinnan lisäksi kannattaa selvittää ainakin nämä asiat:

• Miten palveluntarjoaja ehkäisee ongelmia ennen kuin ne vaikuttavat liiketoimintaan?

• Kehitetäänkö IT-ympäristöä aktiivisesti vai keskitytäänkö nykytilan ylläpitämiseen?

• Ymmärtääkö kumppani yrityksesi liiketoiminnan tavoitteet?

• Löytyykö osaamista datasta, automaatiosta ja tekoälyn hyödyntämisestä?

• Auttaako kumppani löytämään uusia tapoja tehostaa työntekoa?

• Mitataanko onnistumista SLA-lukujen lisäksi liiketoimintahyödyillä ja käyttäjäkokemuksella?

  
  

Näillä kysymyksillä saa palveluntarjoajasta huomattavasti paremman kuvan kuin vertailemalla pelkkiä kuukausihintoja.

Kehittyvä IT auttaa yritystä työskentelemään tehokkaammin ja luo edellytyksiä kasvulle. Siksi IT-kumppanin valinnassa kannattaa arvioida myös sitä, miten kumppani pystyy tukemaan yrityksen kehitystä tulevina vuosina. Kun vertailet IT-tarjouksia, mieti myös tätä:

Valitsetko IT-toimittajan, joka pitää nykyisen ympäristön toiminnassa, vai IT-kumppanin, joka auttaa myös kehittämään sitä liiketoiminnan mukana?