Minkälainen on moderni ja proaktiivinen IT-tuki?
- Bitmore
- 21.5.
- 4 min käytetty lukemiseen
Päivitetty: 22.5.
Nykyajan liiketoiminta nojaa vahvasti teknologiaan. Olipa kyseessä ohjelmistot, laitteet, pilvipalvelut tai tietoturva, IT-järjestelmien toimivuus vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen. Tämä puolestaan heijastuu työntekijöiden tuottavuuteen, yrityksen kilpailukykyyn ja loppukäyttäjäkokemukseen.
Moderni ja toimiva IT-tuki on keskeinen osa sujuvaa työarkea ja liiketoiminnan jatkuvuutta, erityisesti yrityksissä, joissa työskentelee paljon tietotyöläisiä. Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä kaikkea moderni IT-tuki pitää sisällään ja kuinka se voi parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja sujuvuutta.
Proaktiivinen IT-tuki ennaltaehkäisee ongelmia
Perinteinen IT-tuki on usein reaktiivista: ongelmat havaitaan vasta silloin, kun ne ovat jo aiheuttaneet haittaa. Moderni IT-tuki sen sijaan on proaktiivista, ja ongelmat pyritään ehkäisemään jo ennen niiden syntymistä, ennen kuin niistä tulee esteitä liiketoiminnalle. Tällöin työntekijät voivat keskittyä työntekoon ilman keskeytyksiä ja teknisiä haasteita. Lisäksi ongelmien juurisyiden ratkaiseminen ja korjaaminen on olennainen osa modernia ja proaktiivista it-tukipalvelua.
Ennakoiva valvonta ja reagointi näyttelee myös keskeistä roolia proaktiivisessa IT-tuessa. Tämä voi olla esimerkiksi laitteiden terveydentilan valvontaa ja hallintaa, järjestelmien ja sovellusten päivittämistä sekä laitteiden elinkaaren seurantaa. Voit lukea lisää Applixuren artikkelista Case Bitmore: Enhancing Digital Employee Experience with Applixure.
Lyhyet vasteajat ja nopea reagointi tukipyyntöihin
Tietotyöläisten työpäivät ovat usein hektisiä ja täynnä ratkaisukeskeistä ajattelua. IT-ongelmat, kuten sovellusten hidastelu tai laiteongelmat, voivat nopeasti keskeyttää työskentelyn ja hukata työntekijöiden kallisarvoista aikaa. Moderni IT-tuki vastaa nopeasti tukipyyntöihin ja ongelmiin, jolloin työntekijöiden ei tarvitse odottaa apua pitkään. Kun vasteajat pysyvät lyhyinä, työntekijät voivat palata takaisin työtehtäviinsä mahdollisimman nopeasti ilman turhia viiveitä.
Erityisesti tietotyöläisten näkökulmasta IT-tuen nopeus on keskeinen tekijä, sillä heidän työskentelynsä on usein keskittymistä vaativaa, ja nojaa toimivaan teknologiaan. Mikä tahansa tekninen ongelma voi olla merkittävä este työnteolle, ja viiveet ongelmanratkaisussa voivat heikentää koko tiimin tuottavuutta ja lisätä teknostressiä.
Henkilökohtainen ja asiantunteva IT-kumppani tuntee asiakkaidensa liiketoiminnan ja niiden tarpeet
Asiantunteva IT-tuki ei ole vain teknisten ongelmien ratkaisua vaan se myös ymmärtää liiketoiminnan tarpeet. IT-asiantuntijoiden tulee tuntea yrityksenne liiketoimintaympäristö ja työntekijät sekä osata soveltaa teknologiaa ja palveluita näiden tueksi. Tämä edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua ja yhteistyötä, jotta IT-ratkaisut vastaavat yrityksen tavoitteita ja työntekijöiden tarpeita.
Kun IT-kumppani tuntee yrityksen toimintatavat ja työntekijöiden työtehtävät, se voi tarjota räätälöityä apua ja tehostaa työntekijöiden arkea, mikä mahdollistaa työn sujuvuuden. IT-asiantuntijat, jotka tuntevat asiakkaan ympäristön, voivat myös ennakoida, millaisia haasteita saattaa tulla eteen ja tarjota ratkaisuja ennen kuin ne ehtivät nousta esiin.
Teknologia ja tietoturva vaativat jatkuvaa kehittämistä ja ylläpitoa
Jatkuva ylläpito on kriittinen osa modernien IT-ympäristöjen hallintaa. Ympäristön tulee toimia optimaalisesti, ilman katkoksia tai suorituskykyongelmia. Tämä edellyttää ennakoivaa valvontaa, säännöllisiä päivityksiä sekä nopeaa reagointia mahdollisiin häiriöihin.
Moderni IT-kumppani varmistaa, että kaikki työvälineet toimivat moitteettomasti ja ajantasaisesti. Laitteiden ja ohjelmistojen kunnossapito ja päivitys estävät teknisten ongelmien syntymisen ja varmistavat, että työntekijöillä on aina käytettävissään tehokkaat työkalut.
Tietoturva on myös tärkeä osa tätä kokonaisuutta. Asiantunteva IT-kumppani huolehtii siitä, että ohjelmistot ja laitteet ovat turvallisia käyttää, ja että ne on suojattu mahdollisilta kyberuhilta moderneilla tietoturva-arkkitehtuureilla ja teknologioilla. Tämä lisää työntekijöiden ja yrityksen turvallisuutta, mikä puolestaan tukee liiketoiminnan jatkuvuutta ja vakautta.
Toimiva ja turvallinen IT-ympäristö ei myöskään ole staattinen. Teknologiat ja tietoturva kehittyvät jatkuvasti, ja liiketoimintatarpeet muuttuvat ajan myötä. Jatkuva kehittäminen tarkoittaa, että IT-ympäristöä optimoidaan säännöllisesti, jotta se tukee yrityksen tavoitteita ja työntekijöiden tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.
Monikanavainen IT-tuki mahdollistaa sopivimman tavan saada apua
Erilaiset yritykset ja työntekijät tarvitsevat erilaista tukea ja siksi IT-kumppanin tulisi tarjota monikanavaisia ja monipuolisia tukivaihtoehtoja, kuten puhelin-, sähköposti- ja chat-tukea. Työntekijät voivat valita itselleen sopivimman tavan saada apua silloin, kun sitä tarvitaan. Tämä joustavuus tekee tukipalveluista helposti saavutettavia ja parantaa käyttäjäkokemusta.
Monikanavainen tuki on erityisen tärkeää nykypäivän hajautetuissa työympäristöissä, joissa työntekijät liikkuvat paikasta toiseen, työskentelevät etänä tai eri aikavyöhykkeillä. Joustavat tukivaihtoehdot varmistavat, että ongelmiin voidaan puuttua nopeasti riippumatta siitä, missä ja milloin apua tarvitaan.
Kolmansien osapuolten hallinta – Vähemmän aikaa palveluiden selvittelyyn
Monet yritykset käyttävät ulkoisia palveluja, kuten pilvipalveluita ja ohjelmistotoimittajia. Moderni IT-tuki ei rajoitu pelkästään yrityksen sisäisiin järjestelmiin, vaan toimii myös linkkinä eli Single Point of Contact (SPOC) -mallilla yrityksen ja kolmansien osapuolten välillä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi nopeaa yhteydenpitoa internet-operaattoreihin tai ohjelmistotoimittajiin ongelmatilanteissa, jolloin työntekijöiden ei tarvitse jäädä odottamaan ratkaisuja useilta eri tahoilta tai jäädä yksin ongelmansa kanssa.
Tämänkaltainen IT-tuki vapauttaa työntekijöitä hallitsemaan omaa työtään ja jättämään tekniset ongelmat asiantuntijoiden ratkaistavaksi. Tämä lisää työntekijöiden tehokkuutta ja työtyytyväisyyttä merkittävästi
Kuinka moderni IT-kumppani maksaa itsensä takaisin?
Moderni ja proaktiivinen IT-tuki ei ole pelkästään kustannus - se on investointi tehokkuuteen, jatkuvuuteen ja henkilöstön sujuvaan työskentelyyn. Alla laskettu esimerkki 100 hengen yrityksestä osoittaa, kuinka IT-kumppani voi parhaimmillaan tuoda merkittäviä säästöjä ja tuottavuutta.
Proaktiivisuus - Ongelmat vältetään ennen kuin ne syntyvät
Kun IT toimii ennakoivasti, estetään häiriöitä jo ennen kuin ne vaikuttavat käyttäjiin.
Oletus: 5 vältettyä IT-häiriötä kuukaudessa
Keskimääräinen häiriön kustannus: 150 €
Säästö vuodessa: 5 x 150 € x 12 kk = 9 000 €
Nopeat vasteajat - Työn keskeytykset minimoidaan
Nopea reagointi IT-pyyntöihin vapauttaa aikaa varsinaiseen työhön.
Aikasäästö: 30 minuuttia / hlö / kk
Säästetty työaika: 100 hlö x 0,5 h x 12 kk = 600 h
Säästö vuodessa: 600 h x 40 € (keskimäärinen tuntikustannus) = 24 000 €
Henkilökohtainen ja asiantunteva tuki – Nopeampi ongelmanratkaisu, vähemmän turhaa viivettä
Kun IT-kumppani tuntee asiakkaan ympäristön, vältetään toistuvia tukipyyntöjä ja siirtelyä.
Tukipyyntöjä ennen: 100 / kk
20 % vähemmän pyyntöjä: 20 / kk → 240 vuodessa
Yhden pyynnön kustannus: 30 €
Säästö vuodessa: 240 x 30 € = 7 200 €
Jatkuva ylläpito – vähemmän häiriöitä ja parempi suorituskyky
Tehokkaasti toimivat laitteet ja ohjelmistot parantavat työn sujuvuutta.
Tuottavuuden parannus: +2 %
Vuosityöpanos/hlö: 50 000 €
Säästö vuodessa: 100 x (50 000 € x 0,02) = 100 000 €
Jatkuva kehittäminen – IT tukee liiketoiminnan kasvua
Automatisoinnin ja kehitystyön ansiosta työmäärä vähenee ja tehokkuus kasvaa.
Työkustannusten vähennys: -5 %
Vuosityöpanos/hlö: 50 000 €
Hyöty/säästö vuodessa: 100 x 50 000 € x 0,05 = 250 000 €
Monikanavainen IT-tuki – apua missä ja milloin vain
Monikanavaisuus tehostaa tukiprosessia etenkin etätyössä.
Aikasäästö: 0,25 h / hlö / kk
Säästetty työaika: 100 x 0,25 h x 12 kk = 300 h
Säästö vuodessa: 300 h x 40 € (keskimäärinen tuntikustannus) = 12 000 €
Kolmannen osapuolen hallinta – IT hoitaa yhteydenotot puolestasi
Asiantunteva IT-tuki hoitaa yhteydenpidon palveluntarjoajiin ja säästää työaikaa.
Säästetty aika: 5 h / kk IT-asiantuntijalta
Säästö vuodessa: 5 h x 12 kk x 100 € (IT-asiantuntijan tuntihinta) = 6 000 €
Modernin IT-tuen kokonaishyöty vuodessa
Moderni IT-kumppani voi tuoda jopa 400 000 euron vuotuiset hyödyt 100 hengen yritykselle.
Osa-alue | Säästö/hyöty vuodessa |
Proaktiivisuus | 9 000 € |
Nopeat vasteajat | 24 000 € |
Henkilökohtainen ja asiantunteva tuki | 7 200 € |
Jatkuva ylläpito | 100 000 € |
Jatkuva kehittäminen | 250 000 € |
Monikanavainen tuki | 12 000 € |
Kolmannen osapuolen hallinta | 6 000 € |
Yhteensä | 408 200 € |
Miksi valita moderni IT-kumppani toteuttamaan tukipalveluita?
Moderni IT-kumppani luo loppukäyttäjille sujuvan, ennakoivan ja turvallisen IT-kokemuksen joka mahdollistaa keskittymisen ydintoimintaan samalla, kun teknologia tukee liiketoiminnan kasvua ja tehokkuutta kaikilla tasoilla.
Vaikka moderni IT-tuki saattaa vaikuttaa investointina kalliimmalta kuin perinteinen tukipalvelu, sen tuottamat säästöt ja tehokkuushyödyt voivat olla moninkertaisia. Tuki ei ole pelkkä kuluerä vaan kriittinen osa yrityksen kilpailukykyä, työntekijäkokemusta ja liiketoiminnan jatkuvuutta.
