Yritykset muuttuvat sekä kasvavat, ja monille organisaatioille tulee jossain vaiheessa ajankohtaiseksi arvioida, onko nykyinen Google Workspace -ratkaisu enää optimaalinen. Google Workspace on Suomessa ollut erityisesti suosittu startup-yrityksissä ja pienissä sekä keskisuurissa yrityksissä, mutta kasvun ja muuttuvien tietoturvavaatimusten myötä yhä useampi yritys harkitsee siirtymistä Microsoft 365 -maailmaan. Tämä siirtymä ei ole pelkästään tekninen muutos ja migraatio, vaan se vaikuttaa myös yrityksen työskentelytapoihin, tietoturvaan ja IT-hallintaan.
Miksi yritykset siirtyvät tai harkitsevat siirtymistä Google Workspacesta Microsoft 365:een?
Microsoft 365 tarjoaa kattavamman ratkaisun erityisesti niille yrityksille, jotka haluavat parantaa tietoturvaa, hallita laitteita keskitetysti ja hyödyntää monipuolisempaa yhteistyöalustaa. Monille siirtymistä harkitseville yrityksille ratkaisevia tekijöitä ovat esimerkiksi paremmat identiteetinhallinnan työkalut, kuten Entra ID (entinen Azure AD), sekä laajemmat mahdollisuudet hallita käyttäjien pääsyä ja tietoturvaa koko ekosysteemissä. Lisäksi Microsoft Intune mahdollistaa yrityksen laitehallinnan yhdestä keskitetystä järjestelmästä, mikä parantaa päätelaitteiden tietoturvaa.
Tietoturva Microsoft 365:ssä – Miten se eroaa Google Workspacesta?
Tietoturva on yksi suurimmista syistä, miksi yritykset vaihtavat Google Workspacen Microsoft 365:een. Microsoftin tietoturvaratkaisut, kuten Microsoft Defender, Entra ID -identiteetinhallinta sekä Microsoft Purview:n datanhallintaominaisuudet, tarjoavat korkeamman suojan liiketoiminnan kriittisille tiedoille. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, jotka toimivat säännellyillä aloilla tai joilla on tiukat tietoturvavaatimukset.
Microsoft 365 tarjoaa myös kehittyneitä identiteetinhallinnan ratkaisuja, jotka parantavat turvallisuutta ja helpottavat käyttäjien hallintaa. Entra ID mahdollistaa keskitetyn identiteetin hallinnan, mikä tarkoittaa, että käyttäjätilit, käyttöoikeudet ja kirjautumistiedot voidaan hallita yhdestä paikasta. Tämä vähentää manuaalisen hallinnan tarvetta ja minimoi inhimillisten virheiden mahdollisuuden. Lisäksi Conditional Access (ehdollinen pääsynhallinta) tuo lisäturvaa rajoittamalla pääsyä yrityksen resursseihin esimerkiksi käyttäjän sijainnin, laitteen tai riskitason perusteella.
Yrityksen tietoturvaa vahvistaa olennaisesti myös Microsoft Intune, joka mahdollistaa keskitetyn laitehallinnan niin työasemille kuin mobiililaitteille. Intunen avulla voidaan määrittää tietoturvakäytännöt, valvoa laitteiden tilaa ja hallita yrityksen sovelluksia etänä. Tämä on erityisen tärkeää hybridi- ja etätyötä tekeville organisaatioille, joissa laitteita käytetään eri sijainneista ja verkoista käsin.
Pienille ja keskisuurille yrityksille tarkoitettu Microsoft 365 Business Premium -palvelupaketti on ylivertainen vaihtoehto sisältäen kaikki organisaation tarvitsemat Microsoft 365 -sovellukset sekä ratkaisut tietoturvan parantamiseen sekä hallintaan.
Microsoft 365:n yhtenäinen ekosysteemi sujuvoittaa työntekoa ja hallintaa
Yksi merkittävä etu siirtymisessä Googlesta Microsoft -maailmaan on myös yhtenäinen ekosysteemi. Monilla Google Workspacea käyttävillä yrityksillä on käytössä lisäksi erillisiä palveluita, kuten esimerkiksi Slack, Dropbox ja Zoom, jotka eivät ole natiivisti yhteydessä toisiinsa.
Microsoft 365 tarjoaa kokonaisratkaisun, jossa Teams korvaa Slackin, Google Meeting ja Zoomin, OneDrive ja SharePoint taas Dropboxin sekä Google Driven. Näiden lisäksi Outlook tarjoaa kehittyneemmät sähköpostiratkaisut kuin Gmail. Lisäksi kaikille tutut Office-ohjelmat integroituvat saumattomasti M365-palveluihin kuten Sharepointiin ja Onedriveen.
Keskittäminen yhteen ekosysteemiin ei ainoastaan vähennä hajanaisuutta ja helpota hallintaa, mutta myös parantaa työntekijöiden tehokkuutta, kun kaikki työkalut ovat saumattomasti integroituna toisiinsa ja yhden käyttäjätunnuksen taakse.
Vaikka Google Workspacen yhteistyötyökalut ovat helppokäyttöisiä, monet yritykset kokevat Microsoft 365:n tarjoamat työkalut monipuolisemmiksi. Lisäksi Copilot-tekoälyavustaja ja esimerkiksi Microsoftin Power Automate tukevat työntekijöitä muun muassa automatisoimalla rutiinitehtäviä ja tehostamalla tiedonhallintaa.
Miten migraatio Googlesta Microsoft 365:een tapahtuu?
Siirtymisen yhteydessä on tärkeää varmistaa, että muutos tapahtuu hallitusti ja suunnitellusti. Onnistunut siirtymä alkaa nykytilanteen kartoituksella, jossa analysoidaan, mitkä tiedot ja sovellukset on tarpeen siirtää ja miten migraatioprojekti voidaan toteuttaa sujuvasti häiritsemättä liiketoimintaa.
Tyypillinen migraatio sisältää sähköpostien ja kalenterien siirron Outlookiin, tiedostojen siirtämisen Google Drivesta OneDriveen ja SharePointiin sekä käyttäjäidentiteettien ja käyttöoikeuksien määrittämisen uudessa ympäristössä. Lisäksi monet yritykset korvaavat Slackin ja muut erilliset työkalut Teamsilla, mikä yksinkertaistaa työskentelyä ja viestintää. Sähköpostien ja datan migraatio voidaan automatisoida migraatiotyökalun avulla, mikä tarkoittaa, että käyttäjiltä ei vaadita juurikaan manuaalisia toimenpiteitä siirtymän aikana.
Osana migraatiota ja Microsoft 365 -ympäristön käyttöönottoa suosittelemme, että yrityksen työasemat liitetään Entra ID:n ja Intunen keskitettyyn hallintaan. Tämä tarkoittaa, että myös työasemat integroituvat suoraan Microsoft 365 -ympäristöön, ja laitteiden tietoturvaa ja asetuksia voidaan hallita keskitetysti yhdestä paikasta. Keskitetty hallinta parantaa tietoturvaa ja vähentää erillisten asetusten ja manuaalisten konfiguraatioiden tarvetta.
Käyttäjien koulutus ja muutoshallinta ovat avainasemassa
Teknologinen muutos onnistuu vain, jos käyttäjät ottavat sen omakseen. Yritysjohdon tulisi korostaa työntekijöille, että siirtymän tavoitteena on parantaa työn sujuvuutta, tietoturvaa ja yhteistyömahdollisuuksia pitkällä aikavälillä. Kun työntekijät ymmärtävät muutoksen hyödyt, käyttöönotto on sujuvampaa.
Muutosvastarintaa voidaan vähentää aktiivisella viestinnällä, koulutuksilla ja avainhenkilöiden tukemalla siirtymällä. Yrityksen kannattaa järjestää säännöllisiä infotilaisuuksia, joissa käydään läpi muutoksen syitä ja hyötyjä, sekä tarjota käyttäjäystävällisiä koulutuksia ennen ja jälkeen migraation.
Siirtymä Microsoft 365 -ympäristöön ei pääty migraatioon – Jatkuva tuki ja kehitys ovat avainasemassa
Siirtymä Google Workspacesta Microsoft 365:een ei pääty itse migraatioprosessiin. Yrityksen on hyvä varmistaa jatkuva tuki ja kehitys, jotta järjestelmää saadaan hyödynnettyä täysimääräisesti ja ympäristö pysyy ajan tasalla käyttöönoton jälkeenkin. Suunnittelussa on hyvä huomioda miten käyttäjät voivat saada tukea mahdollisiin haasteisiin heti migraation jälkeen ja tulevaisuudessa. Lisäksi uusien työkalujen, kuten tekoälyn ja automaation, hyödyntäminen voi tuoda lisäarvoa ja säästää työntekijöiden aikaa.
Kannattaako yrityksenne siirtyä Google Workspacesta Microsoft 365:een?
Lopulta päätös siirtyä Microsoft 365:een perustuu yrityksenne tarpeisiin. Jos yrityksenne haluaa panostaa tietoturvaan, laitehallintaan, tehokkaampaan yhteistyöhön ja skaalautuvuuteen, Microsoft 365 tarjoaa kattavamman ratkaisun verrattuna Google Workspaceen.
Siirtymä ei ainoastaan vähennä IT-ympäristön hajanaisuutta, vaan myös tehostaa työntekijöiden päivittäistä työskentelyä ja parantaa organisaation tietoturvaa pitkällä aikavälillä. Mitä aiemmin yrityksenne kasvutaivalta päätös siirtymisestä Google -ympäristöstä M365:een tehdään sen helpompi se tulee olemaan, joten asiaa ei kannata viivytellä ilman erityistä syytä.
Bitmoren avulla sujuva migraatio ja hallittu Microsoft 365 -ympäristö
Migraatio Googlesta Microsoft 365 -ympäristöön voi olla monivaiheinen prosessi, mutta avullamme tämä tapahtuu hallitusti ja ilman liiketoiminnan keskeytyksiä. Autamme yritystänne koko matkan ajan teknisestä toteutuksesta muutoshallintaan, varmistaen, että käyttäjät saavat tarvittavan tuen ja koulutuksen uuteen järjestelmään siirryttäessä.
Yrityksenne voi jättää migraation jälkeen myös Microsoft 365 -ympäristön tietoturvan, hallinnan, ylläpidon ja kehittämisen Bitmoren asiantunteviin käsiin.