Miksi IT on usein näkymätön este kasvulle?

Edellisissä artikkeleissa nostimme esiin kaksi tärkeää näkökulmaa. Ensimmäinen oli yksinkertainen mutta merkittävä kysymys: paljonko kasvua yritys menettää, jos IT ei tue liiketoimintaa? Toisessa tarkastelimme, mitä tarkoitamme parhaalla työpäiväkokemuksella eli

sillä, että teknologia auttaa ihmisiä onnistumaan työssään joka päivä.

Monessa yrityksessä teknologia ei kuitenkaan tue kasvua ja sujuvaa työpäivää niin hyvin kuin se voisi. Syy ei yleensä ole myöskään välttämättä itse teknologiassa, vaan siinä, ettei IT:llä ole yksinkertaisesti riittävästi aikaa tai resursseja liiketoiminnan kehittämiseen.

Kiire ja investointien puute syö kehittämistä

Monessa yrityksessä IT-osasto tekee erinomaista työtä. Arki täyttyy tukipyynnöistä, laiteongelmista, käyttöoikeuksista ja häiriötilanteiden ratkaisemisesta, mutta kun kaikki aika kuluu operatiiviseen työhön, kehittämiselle ei jää aikaa. Samaan aikaan liiketoiminta odottaa parempaa tiedolla johtamista, automaatiota, tekoälyn hyödyntämistä ja tehokkaampia toimintatapoja. Kehitystä ei kukaan ole varsinaisesti jarruttamassa, mutta kasvu hidastuu vähitellen, eikä siihen osata yhdistää IT-osaston merkitystä.

Toinen yleinen haaste liittyy investointeihin. IT-osasto tietää usein hyvin, mitä pitäisi tehdä. Ongelma syntyy usein silloin, kun hankkeita perustellaan teknologian eikä liiketoiminnan näkökulmasta. Johdolle kerrotaan palvelimista, lisensseistä, tietoturvasta tai identiteetinhallinnasta. Johto puolestaan haluaisi vastauksen aivan toisiin kysymyksiin.

• Miten tämä auttaa meitä kasvamaan?

• Miten tämä pienentää liiketoimintariskiä?

• Miten tämä parantaa tuottavuutta tai asiakaskokemusta?

  
  

Kun yhteistä kieltä johdon ja IT-osaston välillä ei ole, kehitys jumittuu paikalleen. Investoinnit voisi olla tarpeellisia, mutta liiketoimintahyötyä ei välttämättä osata perustella.

Joskus suurin este on muutos

On myös tilanteita, joista puhutaan harvemmin. Uusi teknologia, automaatio tai ulkopuolinen kumppani voidaan kokea uhkana, joka on täysin inhimillistä. Kun oma asiantuntemus on rakentunut tietyn tekemisen ympärille, muutos voi tuntua siltä, että oma rooli tai merkitys pienenee. Silloin kehityshankkeita saatetaan siirtää myöhemmäksi, niiden hyötyjä vähätellään tai uusia toimintatapoja vastustetaan.

Useimmiten kyse on epävarmuudesta, eikä huonosta tahtotilasta. Yrityksen kannalta seurauksena on kuitenkin hitaampi kehitys. Siksi muutoksessa on käsiteltävä teknologian lisäksi ihmisten roolit, vastuut ja osaaminen. Kun henkilöstö ymmärtää, miten uusi ratkaisu tai IT-kumppani vaikuttaa omaan työhön, muutosta on helpompi viedä eteenpäin.

Kasvu tarvitsee IT-kumppanin, ei pelkkää ylläpitoa

Jos sisäisellä IT:llä ei ole riittävästi aikaa tai resursseja kehittämiseen, ulkopuolinen IT-kumppani voi täydentää sen osaamista. Rutiininomaisia tai erityisosaamista vaativia tehtäviä voidaan siirtää kumppanille, jolloin oma IT pystyy keskittymään työhön, jossa yrityksen ja toimintaympäristön tuntemuksesta on eniten hyötyä.

Aktiivinen IT-kumppani ei odota pelkästään seuraavaa tukipyyntöä, vaan seuraa ympäristön toimintaa, nostaa esiin perusteltuja kehityskohteita ja yhdistää ehdotukset liiketoiminnan tavoitteisiin. Teknologiaa ei siis tarkastella irrallisena hankintana, vaan osana yrityksen toimintaa.

Samalla kumppanin täytyy osata työskennellä yrityksen oman IT-osaston kanssa. Tarkoitus ei ole korvata sisäistä osaamista. Tavoitteena on täydentää sitä kokemuksella siitä, miten vastaavia teknisiä ja toiminnallisia haasteita on ratkaistu muualla.

Hyvä kumppani uskaltaa myös kertoa, jos nykyinen toimintatapa ei enää palvele liiketoimintaa. Pelkkä kritiikki ei silti riitä. Kumppanin pitää pystyä osoittamaan, mikä käytännössä muuttuu, mitä hyötyä muutoksesta tavoitellaan ja millaisia riskejä toteutukseen liittyy. Näin myös investointien perusteleminen johdolle helpottuu.

Oikean IT-kumppanin valinta ratkaisee enemmän kuin hinta

Kun yritys kilpailuttaa IT-palveluita, keskustelu alkaa usein kuukausihinnoista, vasteajoista ja palvelupaketeista. Paljon tärkeämpää on pohtia, millaista kumppanuutta yritys oikeasti tarvitsee. Onko tavoitteena löytää toimittaja, joka korjaa ongelmat niiden syntyessä? Vai kumppani, joka auttaa estämään ongelmia ennalta, kehittämään toimintaa jatkuvasti ja tunnistamaan uusia mahdollisuuksia hyödyntää teknologiaa?

Paras IT-kumppani ei mittaa onnistumistaan pelkästään tukipyyntöjen määrällä tai palvelutasoraporteilla. Se mittaa onnistumistaan sillä, että asiakkaan liiketoiminta toimii sujuvammin, henkilöstö pystyy tekemään työnsä tehokkaammin,ja yritys hyödyntää teknologiaa kilpailuetunaan.

Hyvä kumppani uskaltaa myös haastaa. Se kertoo, kun vanha toimintatapa ei enää tue liiketoimintaa. Se tuo uusia näkökulmia, jakaa kokemuksia muista yrityksistä ja auttaa perustelemaan investoinnit johdolle liiketoiminnan näkökulmasta. Samalla sen pitää osata tehdä yhteistyötä yrityksen oman IT-osaston kanssa. Tavoitteena ei ole korvata sisäistä osaamista, vaan täydentää sitä.

Parhaimmillaan yrityksen oma IT-osasto tuntee parhaiten liiketoiminnan ja toimintaympäristön. Ulkoinen kumppani tuo puolestaan mukanaan laajemman näkemyksen, parhaat käytännöt ja kokemuksen siitä, miten teknologiaa voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä.

IT-kumppania valittaessa kannattaa hinnan lisäksi esittää yksi yksinkertainen kysymys: "Miten autatte meitä kasvamaan seuraavan kolmen vuoden aikana?" Jos vastaus keskittyy pelkästään tukipalveluihin, laitteisiin ja teknologiaan, kannattaa kysyä uudelleen. Jos vastaus alkaa liiketoiminnan tavoitteista, henkilöstön työpäivästä, tietoturvasta, automaatiosta, tekoälystä ja jatkuvasta kehittämisestä, olette todennäköisesti keskustelemassa kumppanin ettekä pelkän IT-toimittajan kanssa.

Bitmorella ajattelemme, että IT-kumppanin tehtävä on pitää arki toimivana ja auttaa asiakasta näkemään, mitä seuraavaksi kannattaa kehittää. Silloin IT ei jää kasvun näkymättömäksi esteeksi, vaan siitä voi rakentua yritykselle todellinen kilpailuetu.