Rotatorilla oli kaksi hyvää syytä siirtyä Microsoftin Office 365 -palveluiden käyttäjäksi: vanhentuva Exchange-palvelin sekä mahdollisuus parantaa eri puolilla Suomea sijaitsevien toimipisteiden sisäistä viestintää ja dokumentointia Sharepointin avulla. Lisäksi yrityksessä oli jo jonkin aikaa etsitty Business Intelligence -ratkaisua täydentämään MS Dynamicsia ja siihen perustuvaa tietovarastoa, joten Office 365:n tarjoama Power BI ratkaisi tämänkin tarpeen.
Office 365 käyttöönotto sujui ketterästi Bitmoren avulla
Rotator päätti toteuttaa Office 365 -projektinsa huolellisesti ja osa-alue kerrallaan, jotta henkilöstö pysyy muutoksessa mukana. Palveluiden suunnittelusta, migraatiosta ja käyttöönotosta huolehti Rotatorin IT-kumppani Bitmore. Siirtotyö aloitettiin sähköpostista hakemistojen yhtenäistämisen jälkeen. Bitmoren asiantuntijat siirsivät postilaatikot taustalla Office 365:n Exchange Online -pilvipalveluun niin, että Rotatorin palvelut olivat koko ajan käytössä. Siirto ei käytännössä näkynyt käyttäjille mitenkään eikä siitä ollut haittaa sähköpostin tai muiden järjestelmien käytössä. Tämän jälkeen Rotator otti käyttöön Sharepointin ja Power BI-mittaroinnin.
Office 365 käyttäjien kokemukset innostavat muitakin
”Office 365 -käyttöönoton myötä esimerkiksi myyjämme voivat hyödyntää paremmin mobiiliyhteyttä, jolla tietojen selaaminen ja asioiden hoito on nopeaa. Aiemmin heidän piti ensin avata tietokone, vpn- ja nettiyhteys tarjousten ja sopimusten hoitamiseksi, jolloin tietotekniikan käyttö vei aikaa ja keskittymistä varsinaiselta asiakastyöltä. Nyt myyjät selviävät kevyemmillä tableteilla ja käyttöliittymän vaihdokseen tottumisen jälkeen muutokseen on oltu hyvin tyytyväisiä”, Rotatorin Marko Heikkilä kuvaa nykyistä tilannetta.
Yrityksen sisäinen viestintä on myös parantunut, kun onnistumiset innostavat kokeilemaan uusia tapoja ja tekniikkaa. Marko Heikkilä toteaakin, että ”työkaverin mallista on usein helpompi ottaa ideoita ja soveltaa omaan tekemiseen kuin keksiä pyörää uudelleen”.
Office 365 -käyttöönotto etenee asiakkaan aikataululla
Rotatorin O365-palveluiden käyttöönotto on alkanut mukavasti ja etenee ilman hoppua. Bitmore tukee ylläpitoa ja edistymistä jatkuvilla hallinta- ja tukipalveluillaan.
”Sharepoint on parantanut tiedon saatavuutta ja perustyö kannattaakin tehdä hyvin, etenkin dokumentoinnin suunnittelussa. Jatkamme nykyisen verkkolevysisällön uudelleenorganisointia Sharepointin tiimikohtaisille sivustoille, jonka myötä mobiilikäytön osuus tulee kasvamaan merkittävästi. Nykyiset käyttäjät ovat ottaneet mobiilisovelluksen ilolla vastaan ja suunnitteilla on myös mobiililaitteiden tietoturvan parantaminen ja keskitetty hallinta, jonka myös toteutamme Bitmoren kanssa”, Marko Heikkilä kertoo Rotatorin jatkosuunnitelmista.
”Rotatorin näkökulmasta Office 365:n käyttöönotossa ensimmäinen ja kriittisin askel olisähköpostilaatikoiden siirto. Bitmore valmisteli siirron hyvin ja toteutti sen ensin pilottina muutamalla laatikolla, jotta varmistuttiin O365:n ja vanhan palvelimen välisen synkronoinnin toimivuus. Tämän jälkeen laatikot siirrettiin sopivan kokoisissa erissä Office 365:een”, Marko Heikkilä summaa projektia ja jatkaa: ”Kaiken kaikkiaan olemme olleet tyytyväisiä Bitmoren tapaan toimia ja tulemme jatkossakin luottamaan heidän IT-osaamiseensa”.
Koko referenssitekstin pääset lukemaan täältä!
Tutustu lisää Bitmoren Office 365 palveluihin.