Microsoft 365 -ympäristön varmuuskopiointi - Miksi se on liiketoiminnan ja tietoturvan kannalta välttämätöntä

Tärkeä tiedosto on poistettu vahingossa verkkolevyltä kuukausia sitten, mutta ei hätää, koska varmistukset ovat kunnossa ja tiedosto saadaan palautettua helposti. Mitä jos sama tapahtuu esimerkiksi SharePointissa olevalle tiedostolle tai tärkeälle sähköpostille? Tiedoston tai sähköpostin palauttaminen kyllä onnistuu, mutta rajoituksin, joita ei tule ajatelleeksi ennen kuin palautukselle tulee tarvetta.

Kuvassa Bitmoren palvelupäällikkö Riku Keinänen

Liiketoimintakriittinen data sijaitsee Microsoft 365 -pilvipalveluissa

Yhä useampi organisaatio tallentaa liiketoimintakriittistä tietoa esimerkiksi SharePointiin. Monella yrityksellä SharePoint ja OneDrive ovatkin ainoat sijainnit tiedostojen tallentamiseen eikä käytössä ole enää perinteisiä omilla palvelimilla sijaitsevia verkkolevyjä, joiden varmuuskopioiminen on tai ainakin pitäisi olla itsestäänselvyys.

Yrityksillä saattaa olla myös pilveen tallennettua tietoa, joita joudutaan lakisääteisesti säilömään useita vuosia. On erittäin tärkeää varmistua siitä, että tahallaan tai vahingossa poistetun tiedon palauttaminen on mahdollista myös pitkän ajan kuluttua.

Miten Microsoft varmistaa 365-ympäristön ja mitkä ovat sen rajoitukset?

Microsoft huolehtii Microsoft 365 -ympäristön sovelluksista, infrastruktuurista ja siitä, että palvelut ja tiedot ovat käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Microsoft myös varmistaa tiedot monella eri tavalla esimerkiksi replikoimalla dataa eri sijainteihin. Poistetut tiedostot ovat kuitenkin palautettavissa rajoituksin. Alta löytyvät ajat, kuinka pitkään tiedostot ovat palautettavissa ilman lisävarmistusta:

• SharePoint: noin 93 päivää

• OneDrive: noin 93 päivää (käyttäjän poistotilanteessa prosessi alkaa tyypillisesti 30 päivän jälkeen)

• Sähköpostit: oletuksena 14–30 päivää poistosta

• Käyttäjätili: noin 30 päivää

Ilman lisävarmistusta poistetut tiedot katoavat lopullisesti määräajan jälkeen, eikä niitä voida palauttaa enää millään keinolla.

Entä Microsoft Entra ID – mitä jos identiteetit vaarantuvat?

Microsoft 365 -ympäristön varmuuskopioinnissa keskitytään usein tiedostoihin ja sähköposteihin, mutta yhtä kriittinen osa kokonaisuutta on Microsoft Entra ID. Se hallitsee käyttäjät, käyttöoikeudet ja kirjautumisen kaikkiin palveluihin. Ilman sitä data voi olla tallessa, mutta siihen ei välttämättä päästä käsiksi.

Microsoft tarjoaa Entra ID:lle rajallisia palautusmahdollisuuksia, kuten poistettujen käyttäjien palautuksen lyhyen ajan sisällä. Nämä eivät kuitenkaan vastaa perinteistä varmuuskopiointia. Kokonaisuuden, kuten käyttöoikeuksien, ryhmien tai suojausasetusten palauttaminen tiettyyn ajanhetkeen ei ole suoraviivaista.

Tilanne korostuu erityisesti tietoturvan näkökulmasta. Jos verkkorikolliset saavat haltuunsa pääkäyttäjätunnuksen eli Global Admin -tunnuksen, he voivat käytännössä hallita koko Microsoft 365 -ympäristöä. Käyttäjiä voidaan poistaa, uusia tunnuksia luoda, käyttöoikeuksia laajentaa ja suojausasetuksia muuttaa tai poistaa. Hyökkääjä voivat estää muiden pääsyn ympäristöön ja käytännössä tuhota koko ympäristön rakenteen.

Ilman kattavaa varmistusta erilaisisista tilanteista palautuminen on hidasta ja jossain tapauksessa lähes mahdotonta. Siksi myös Entra ID:n varmistaminen on tärkeä osa kokonaisuutta, ei pelkästään datan, vaan koko ympäristön toimivuuden kannalta.

Miksi Microsoft 365 -ympäristön tieto tulisi varmuuskopioida?

Aiemmin mainittujen rajoituksien lisäksi Microsoft 365 -ympäristön varmuuskopiointi on keskeistä etenkin kahdesta syystä: Ensinnäkin se suojaa tietoa tahattomilta menetyksiltä, kuten käyttäjävirheiltä tai teknisiltä vioilta. Toiseksi se on keskeinen osa yrityksen tietoturvaa, suojaten tärkeää tietoa haittaohjelmilta ja tietomurroilta.

Microsoft 365 -ympäristön asianmukaisella varmuuskopioimisella yrityksenne voi siis varmistaa, että tahallaan tai tahattomasti poistetut tärkeät tiedot voidaan palauttaa nopeasti ja ovat ylipäätään palautettavissa pitkänkin ajan kuluttua.

Ratkaisu Microsoft 365 -ympäristön varmuuskopiointiin

Tarjoamme yrityksellenne Microsoft 365 -ympäristön varmistuksen palveluna ja selkeällä kustannustehokkaalla hinnoittelumallilla. Liiketoimintakriittinen data saadaan varmistettua toiseen sijaintiin, josta ne ovat nopeasti palautettavissa pitkänkin ajan kuluttua.

Palvelun käyttöönotto on erittäin nopea eikä siitä muodostu merkittäviä kustannuksia yrityksellenne. Palvelun avulla yrityksenne voi varmistua, että tiedostot ovat tallessa ja palautettavissa koska tahansa vahingon sattuessa.

Microsoft 365 -palvelut ⟶